一、员工漏办社会保险，第一步应该做什么

发现漏办后，企业首先要做的不是立即修改工资单，也不是让员工重新签署一份延后入职日期的劳动合同，而是确认当时是否已经产生社会保险资格取得义务。

日本法人事业所原则上属于健康保险和厚生年金保险的强制适用事业所。员工是否需要加入，应根据其实际雇佣关系、工作时间、劳动日数及相关法定条件判断，不能仅凭员工是试用期、兼职或短期合同员工就认定无需参保。

第一步：确认员工是否属于参保对象

核对员工的劳动合同、每周所定劳动时间、每月所定劳动日数、雇佣期限及实际工作情况。正社員通常需要优先确认；兼职及短时间劳动者则应进一步判断是否符合相应适用条件。

第二步：确认真正的资格取得日期

资格取得日期通常根据员工实际开始在适用事业所建立雇佣关系的日期判断。它不一定等于公司发现漏办的日期、第一次发工资的日期或补交申报的日期。

第三步：核对遗漏了多长时间

整理员工的入职日期、工资记录、工资明细、劳动合同和此前是否参加其他健康保险或年金制度等信息，明确需要补办的期间。若员工已经离职，也要确认实际离职日期及原本应办理的资格丧失手续。

二、社会保险能不能追溯补办

可以根据实际资格取得日期补办，不能单纯以发现漏办的日期作为新的参保日期。日本年金机构明确说明，如果事后发现应提交的资格取得届没有提交，需要追溯提交资格取得届，并缴纳资格取得事实发生时起相应期间的保险费。

例如，员工于2026年4月1日入职，并从当天起符合社会保险加入条件，但公司直到2026年10月才发现没有办理。此时，公司不能直接把2026年10月作为资格取得日期，而应根据实际情况确认原本的资格取得日，并按规定补交申报。

不同情况的处理方向

需要注意，具体追溯期间、需要提交的证明资料以及保险费的计算，应由管辖年金事务所根据实际情况确认。对于涉及多个年度、员工已经离职或雇佣条件曾发生变化的案件，建议先整理时间线，再提交补办资料。

三、补办需要哪些资料

补办时，应根据公司原本是否已经加入社会保险、员工是否仍在职，以及漏办期间的具体情况准备资料。一般来说，核心文件是「被保険者資格取得届」，如果公司本身还没有完成社会保险适用事业所手续，则还需要处理公司层面的登记问题。

1. 员工个人资料

• 员工姓名、出生日期及现住址。
• My Number，或者符合规定时使用的基础年金号码。
• 实际入职日期及雇佣条件。
• 工资明细、工资台账及相关报酬记录。
• 劳动合同、雇佣通知书等能够确认雇佣关系的资料。

2. 公司申报资料

以上资料并不意味着每个补办案件都必须全部提交。公司应先联系管辖年金事务所，确认该案件需要的申报表和证明资料，避免遗漏或重复准备。

四、漏办后需要补缴多少保险费

如果员工原本就应该加入健康保险和厚生年金保险，补办时通常需要核算漏办期间相应的保险费。具体金额与员工当时的标准报酬月额、适用的保险费率、年龄及所属健康保险制度等因素有关。

不能简单地用员工目前的工资乘以一个固定比例，再直接乘以漏办月数。应当根据每个期间适用的标准报酬月额和当时适用的保险费率计算。

保险费通常由谁承担？

健康保险和厚生年金保险的保险费通常由公司与员工依法分担。公司负责按规定缴纳保险费，并根据工资支付及相关规定处理员工应承担的部分。发现漏办后，公司需要核对过去每个月应缴金额及实际缴纳情况。

例如，员工漏办了6个月，不能直接认定只需要补缴6个月的某个固定金额。公司需要核对这6个月的报酬记录、标准报酬月额及适用费率，再确认应缴总额。

日本年金机构规定，保险费通常按月核算，缴纳期限原则上为对应月份的次月月底；漏办补缴案件则应根据主管机关核定的具体金额及缴纳通知处理。

五、员工已经离职了，还需要补办吗

需要先确认员工在职期间是否符合社会保险加入条件。员工已经离职，并不意味着可以忽略其在职期间漏办的参保手续。如果员工在职期间依法应当参保，公司仍应向主管机关确认补办要求。

例如，员工于2026年4月1日入职，6月30日离职，公司一直没有办理社会保险。到了10月才发现问题，不能仅因为员工已经离职，就认为不需要处理。

员工已经离职时的处理顺序

1. 确认员工在职期间的劳动条件和参保资格。
2. 核实实际入职日期及离职日期。
3. 整理劳动合同、工资台账及相关个人信息。
4. 联系管辖年金事务所，确认资格取得及资格丧失手续的处理方式。
5. 按要求补交申报，并核对相关期间的保险费。

需要注意，资格取得和资格丧失是两个不同的手续。员工如果已经离职，通常需要同时确认原本应取得资格的日期，以及实际离职后应丧失资格的日期，不能只补办其中一个环节而忽略另一个环节。

六、漏办社会保险会有什么影响

1. 公司需要补办申报并承担相应保险费

如果员工原本符合参保条件，主管机关可能要求公司追溯办理资格取得手续，并补缴相应期间的保险费。公司应尽快主动核实并处理，不应继续拖延。

2. 员工的保险资格信息可能无法及时确认

员工没有及时完成参保手续，可能影响其健康保险资格信息的确认及就医时的保险使用。遇到这种情况，应向所属保险者或医疗机构确认临时处理方式，不能简单认为公司补交资料后所有系统会立即更新。

3. 可能需要调整工资及保险费记录

如果公司过去没有扣除员工应承担的保险费，补办后可能出现历史工资结算问题。公司应核对实际工资支付情况、依法应承担的费用以及员工部分的处理方式，避免直接从当月工资中一次性扣除全部历史金额而没有进行适当核算。

4. 养老金记录可能受到影响

如果厚生年金保险资格长期未被正确记录，可能影响员工的年金记录确认。日本年金机构也指出，某些属于老龄厚生年金领取者的案件，资格取得追溯后可能涉及养老金支付停止期间的重新计算及已支付金额返还。

七、补办流程：从核对资料到完成申报

发现员工漏办社会保险后，建议按照以下流程处理。最重要的是先确认事实，再按规定申报，不要通过修改劳动合同或调整入职日期来掩盖遗漏。

1. 整理员工名单：确认哪些员工漏办、各自的入职日期及当前在职状态。
2. 确认参保资格：结合当时的劳动时间、劳动日数和雇佣条件判断是否应当参保。
3. 确认资格取得日期：根据实际雇佣关系确定应追溯的日期。
4. 准备申报资料：核对个人编号、工资记录、劳动合同等信息。
5. 联系年金事务所：对于已经漏办数月、涉及离职员工或多个年度的案件，先确认需要的文件和办理方式。
6. 提交资格取得申报：按要求提交「被保険者資格取得届」及必要的补充资料。
7. 办理资格丧失手续：如果员工已经离职，确认是否需要同时补办「被保険者資格喪失届」。
8. 核算保险费：根据主管机关确认的期间及金额核对公司和员工各自承担的部分。
9. 保存处理记录：保存申报受理信息、缴费通知、工资调整记录及与员工沟通的记录。

八、公司应该如何处理员工个人承担的保险费

补办社会保险时，除了向主管机关提交申报，公司还需要处理历史保险费的账务和工资结算问题。公司与员工依法分担保险费，并不意味着公司可以在任何时候、以任何方式从员工工资中扣除全部历史金额。

建议先根据主管机关确认的保险费金额，区分公司承担部分和员工承担部分，再对照过去每个月的工资明细，核实哪些金额已经扣除、哪些尚未处理。

处理时需要注意以下几点

• 不要将公司应承担的保险费转嫁给员工。
• 不要在未核对金额及工资支付记录的情况下，直接一次性扣除所有历史费用。
• 向员工说明补办原因、涉及期间、金额计算依据及后续工资处理方式。
• 涉及历史工资调整或较大金额时，咨询社会保险劳务士及必要的工资、会计专业人员。
• 按照适用规则和主管机关通知完成缴费，不要仅凭公司内部计算自行确定最终金额。

如果员工已经离职，历史费用如何结算会更加复杂。公司应结合实际工资支付记录、劳动关系终止情况以及适用法律规定处理，不应直接从其他款项中抵扣，也不应在缺少依据时要求员工承担全部补缴金额。

九、常见问题 FAQ

Q1：员工入职半年后才发现漏办，可以补办吗？

如果员工在入职时已经符合参保条件，应尽快向管辖年金事务所确认并补办。通常需要根据实际资格取得日期追溯申报，并核算相应期间的保险费。

Q2：能不能直接从发现问题的月份开始加入？

不能仅因为发现得晚，就把资格取得日期改为发现问题的月份。资格取得日期应根据实际雇佣关系及法定条件确定。

Q3：员工已经离职，公司还需要处理吗？

需要先核实员工在职期间是否符合参保条件。如果依法应当参保，应确认资格取得及资格丧失手续，并根据主管机关要求补办。

Q4：员工以前加入过国民健康保险，还需要补办吗？

如果员工在受雇期间依法应当加入公司的健康保险和厚生年金保险，之前加入国民健康保险并不会自动免除公司的申报义务。员工个人此前缴纳的保险费如何调整，应根据具体情况向相关保险者确认。

Q5：补办后，员工之前的健康保险费用会自动退还吗？

不能保证自动退还。员工此前是否缴纳国民健康保险费、需要办理何种变更或退款手续，应向所在地市区町村及相关保险机构确认，并按照其要求办理。

Q6：公司会不会因为漏办而被罚款？

具体后果取决于事实情况、适用法律及主管机关的处理。可以确定的是，符合条件的员工未申报可能导致追溯补办及保险费补缴。企业应尽快纠正，不能把补办理解为可以免除原本的申报义务。

Q7：员工没有 My Number，能否先不办理？

不应无限期拖延。公司应确认员工的基础年金号码或其他适用的本人确认资料，并根据日本年金机构的规则处理。

Q8：公司第一次招聘员工，之前一直没有办理社会保险怎么办？

这类情况需要先确认公司是否属于强制适用事业所，以及公司应从何时办理适用事业所手续。随后再根据每位员工的实际雇佣情况确认资格取得日期。建议直接联系管辖年金事务所，避免只补办员工个人手续，却遗漏公司本身的适用登记。

总结：发现漏办后，应尽快核实并按实际日期补办

日本公司员工入职后漏办社会保险，最重要的是及时确认员工是否符合参保条件、正确确定资格取得日期，并向日本年金机构补交相关申报。符合条件的员工，不能因为公司内部遗漏就自动延后参保日期；如果已经漏办数月，通常还需要核算并补缴相应期间的保险费。

如果员工已经离职、公司此前没有办理社会保险适用登记，或者涉及多个年度的历史工资记录，处理步骤会更加复杂。建议先整理员工名单、劳动合同、工资台账及入离职日期，再联系管辖年金事务所确认申报方式和补缴金额。